W Xalimerinenor przywiązujemy dużą wagę do ochrony danych osobowych oraz przejrzystego informowania klientów o zasadach ich przetwarzania. Niniejszy dokument przedstawia podstawowe informacje dotyczące ochrony danych osobowych w związku z korzystaniem z naszego sklepu internetowego, składaniem zamówień oraz kontaktowaniem się z obsługą klienta.
Przetwarzanie danych osobowych w zakresie objętym przepisami Unii Europejskiej podlega Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, znanemu jako RODO, oraz odpowiednim przepisom prawa polskiego.
1. Zakres ochrony danych osobowych
Niniejsze informacje dotyczą danych osobowych związanych z korzystaniem ze strony internetowej xalimerinenor.com, zakupem produktów, realizacją zamówień, dostawą oraz obsługą zapytań i reklamacji.
Podczas przetwarzania danych osobowych należy przestrzegać zasad określonych w art. 5 RODO, w szczególności:
- zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości;
- ograniczenia celu przetwarzania;
- minimalizacji danych;
- prawidłowości i aktualności danych;
- ograniczenia okresu przechowywania;
- integralności i poufności;
- rozliczalności.
Dane osobowe powinny być przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych i zgodnych z prawem celów.
2. Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane?
W związku z prowadzeniem sklepu internetowego oraz realizacją zakupów mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:
- imię i nazwisko klienta;
- adres poczty elektronicznej;
- numer telefonu;
- adres dostawy;
- numer zamówienia i informacje o zakupionych produktach;
- wartość zamówienia oraz informacje o statusie płatności;
- informacje dotyczące dostawy i śledzenia przesyłki;
- korespondencja związana z obsługą klienta;
- informacje dotyczące anulowania zamówień, zwrotów i reklamacji;
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w zakresie niezbędnym do jej funkcjonowania.
Nie wszystkie wymienione dane są wymagane w każdej sytuacji. Zakres przetwarzanych informacji zależy od rodzaju usługi, z której korzysta użytkownik, oraz konkretnego celu przetwarzania.
3. Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe związane z działalnością sklepu internetowego mogą być przetwarzane w następujących celach:
3.1. Realizacja zamówień
Dane klienta są niezbędne do przyjęcia zamówienia, potwierdzenia szczegółów zakupu, przygotowania produktów do wysyłki oraz realizacji zobowiązań wynikających z umowy sprzedaży.
3.2. Dostawa produktów
Dane kontaktowe i adresowe są wykorzystywane w zakresie potrzebnym do organizacji dostawy zamówionych produktów na terenie Polski, przekazywania informacji o przesyłce oraz rozwiązywania problemów związanych z transportem.
3.3. Obsługa klienta
Dane przekazane podczas kontaktu mogą być wykorzystywane do udzielania odpowiedzi na pytania, wyjaśniania problemów z zamówieniami oraz obsługi anulowań, zwrotów, refundacji i reklamacji.
3.4. Obowiązki prawne
Określone informacje mogą być przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych właściwych przepisów prawa.
3.5. Bezpieczeństwo strony internetowej
W zakresie uzasadnionym rzeczywistymi potrzebami technicznymi dane mogą być wykorzystywane do utrzymania prawidłowego funkcjonowania sklepu, ochrony jego podstawowych funkcji oraz wykrywania nieuprawnionych działań.
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych zależy od konkretnego celu i okoliczności przetwarzania.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
Podstawa ta ma zastosowanie do przetwarzania danych niezbędnych do wykonania umowy sprzedaży lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
Dane mogą być przetwarzane, jeżeli jest to konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, na przykład w zakresie odpowiednich obowiązków podatkowych lub rachunkowych.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes
W odpowiednich przypadkach przetwarzanie może być niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów, takich jak ochrona bezpieczeństwa usług lub ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń, z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda
Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, dane mogą być przetwarzane na podstawie dobrowolnej, świadomej i jednoznacznej zgody użytkownika. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Nie wszystkie czynności przetwarzania danych wymagają zgody. W szczególności przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy może opierać się na odrębnej podstawie prawnej.
5. Odbiorcy danych osobowych
Realizacja zakupów internetowych może wymagać przekazywania określonych danych podmiotom świadczącym usługi związane z funkcjonowaniem sklepu.
Nasz sklep korzysta z platformy e-commerce Shopify. W związku z realizacją poszczególnych usług odbiorcami danych mogą być również odpowiednie podmioty obsługujące płatności, dostawę zamówień lub niezbędne usługi techniczne.
Zakres przekazywanych informacji powinien być ograniczony do danych potrzebnych do realizacji określonej usługi, z uwzględnieniem właściwych wymagań dotyczących ochrony danych osobowych.
W przypadku powierzenia przetwarzania danych odpowiednim usługodawcom zastosowanie mają wymagania określone w art. 28 RODO, jeżeli dany podmiot działa jako podmiot przetwarzający.
6. Okres przechowywania danych
Dane osobowe powinny być przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, chyba że obowiązujące przepisy wymagają ich dalszego przechowywania.
Przy określaniu odpowiedniego okresu przechowywania należy uwzględnić:
- czas niezbędny do realizacji zamówienia i wykonania umowy;
- obowiązki dotyczące dokumentacji podatkowej i rachunkowej;
- okres potrzebny do rozpatrzenia reklamacji lub innych zgłoszeń;
- terminy związane z ustalaniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń;
- okres obowiązywania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
- rzeczywiste potrzeby związane z bezpieczeństwem i funkcjonowaniem strony.
Po ustaniu odpowiedniej podstawy przetwarzania dane powinny zostać usunięte lub poddane innym zgodnym z prawem działaniom, chyba że istnieje podstawa do ich dalszego przechowywania.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Na podstawie RODO osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują określone prawa.
Prawo dostępu do danych
Możesz uzyskać informacje o przetwarzaniu swoich danych osobowych oraz, w przypadkach przewidzianych prawem, otrzymać ich kopię.
Prawo do sprostowania danych
Możesz zażądać poprawienia nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
Prawo do usunięcia danych
W przypadkach określonych w art. 17 RODO możesz zażądać usunięcia swoich danych. Prawo to może podlegać ograniczeniom, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach przewidzianych w art. 18 RODO.
Prawo do przenoszenia danych
W określonych przypadkach możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazać je innemu administratorowi.
Prawo do sprzeciwu
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, możesz wnieść sprzeciw na zasadach określonych w art. 21 RODO.
Prawo do wycofania zgody
Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, możesz wycofać ją w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
8. Jak skorzystać ze swoich praw?
W sprawach dotyczących danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej:
E-mail: customer@xalimerinenor.com
W wiadomości opisz swoje żądanie oraz podaj informacje pozwalające zidentyfikować sprawę. Jeżeli będzie to konieczne, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.
Zgodnie z art. 12 RODO odpowiedź na żądanie dotyczące praw osoby, której dane dotyczą, powinna zostać udzielona bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania.
W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na złożony charakter żądania lub liczbę żądań. W takim przypadku osoba składająca wniosek powinna zostać poinformowana o przedłużeniu terminu i jego przyczynach w ciągu pierwszego miesiąca.
Realizacja praw wynikających z RODO jest co do zasady bezpłatna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach.
9. Pliki cookie i podobne technologie
Nasz sklep działa na platformie Shopify. W związku z korzystaniem ze strony internetowej mogą być stosowane pliki cookie oraz podobne technologie wspierające podstawowe funkcje zakupowe, takie jak utrzymywanie sesji, obsługa koszyka i proces finalizacji zamówienia.
Pliki cookie można podzielić między innymi na:
- niezbędne pliki cookie;
- funkcjonalne pliki cookie;
- analityczne pliki cookie;
- marketingowe pliki cookie.
Nie wszystkie wymienione kategorie muszą być wykorzystywane w sklepie. Ich zastosowanie zależy od rzeczywiście uruchomionych funkcji i technologii.
Technologie niekonieczne, których stosowanie wymaga zgody, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu ważnej zgody użytkownika, zgodnie z właściwymi przepisami.
Szczegółowe zasady dotyczące plików cookie opisano w dokumencie „Polityka plików cookie”.
10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Przekazywanie danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym podlega wymaganiom określonym w rozdziale V RODO.
W zależności od okoliczności legalność takiego przekazywania może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, właściwych zabezpieczeniach lub innych podstawach przewidzianych w RODO.
W przypadku przekazywania danych poza EOG należy zapewnić odpowiednią podstawę prawną oraz wymagane informacje dotyczące transferu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11. Bezpieczeństwo danych osobowych
Ochrona danych osobowych wymaga stosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do charakteru przetwarzania oraz związanego z nim ryzyka.
Zgodnie z art. 32 RODO dobór środków bezpieczeństwa powinien uwzględniać między innymi charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Do istotnych zasad bezpieczeństwa należą ograniczanie nieuprawnionego dostępu, ochrona integralności informacji oraz odpowiednie zarządzanie dostępem do danych.
Żaden system informatyczny nie może zagwarantować całkowitego wyeliminowania wszystkich zagrożeń. Dlatego ochrona danych wymaga regularnej oceny ryzyka i stosowania środków adekwatnych do rzeczywistych okoliczności.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Art. 22 RODO przewiduje określone prawa związane z decyzjami opartymi wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeżeli decyzje te wywołują wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływają.
W przypadkach objętych tym przepisem stosuje się odpowiednie warunki i zabezpieczenia przewidziane przez RODO.
13. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza RODO, możesz wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
W Polsce organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
Prawo do wniesienia skargi przysługuje niezależnie od możliwości wcześniejszego skontaktowania się ze sklepem w celu wyjaśnienia sprawy.
Możesz również korzystać z innych środków ochrony prawnej przewidzianych w obowiązujących przepisach.
14. Zmiany w zasadach ochrony danych
Niniejsze informacje mogą być aktualizowane w związku ze zmianami przepisów prawa, sposobu funkcjonowania sklepu lub zasad przetwarzania danych osobowych.
W przypadku zmian mających istotne znaczenie dla osób, których dane dotyczą, należy zapewnić odpowiednie informacje zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Aktualna wersja dokumentu jest udostępniana na stronie internetowej sklepu.
15. Kontakt
Jeżeli masz pytania dotyczące ochrony danych osobowych, zasad korzystania z naszego sklepu lub chcesz złożyć żądanie związane z prawami wynikającymi z RODO, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.
Nazwa sklepu: Xalimerinenor
Strona internetowa: xalimerinenor.com
E-mail: customer@xalimerinenor.com
Telefon: +1 (334) 286-4179
Adres kontaktowy: 1500 Shellfield Rd #627, Enterprise, AL 36330, United States
Obszar dostawy: cała Polska
Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00.
Dziękujemy za zapoznanie się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Zależy nam na przejrzystej komunikacji oraz poszanowaniu praw osób korzystających z naszych usług.